"Tar den like gode notater som meg?" Seksmånederstesten for møtenotater

Midt i et møte med oss i sommer stoppet gründeren av et CRM-konsulentselskap opp og pekte på notatblokken foran seg.

"Jeg vet at jeg har en AI som tolker dette møtet, og likevel sitter jeg her og tar notater."

Så sa gründeren det mange erfarne selgere tenker, men sjelden sier høyt: til slutt må man bare slippe. Vedkommende visste det, og var likevel ikke klar.

Virksomheten deres bygger på lange dialoger. En salgssjef vi snakket med, i samme type virksomhet, sa det rett ut: "Notater og oppfølging er alfa og omega for meg. Folk jeg snakket med for et år siden, blir kunder nå." Det er ingen innvending mot AI. Det er et svært presist spørsmål: vil notatet fortsatt være nyttig når jeg trenger det, som kanskje er neste vår?

De fleste møteassistenter selges på et annet spørsmål. Derfor beholder så mange erfarne selgere notatblokken.

En oppsummering er ikke et notat

En oppsummering svarer på hva handlet møtet om? Den er skrevet for noen som ikke var der, og den er mest nyttig samme ettermiddag.

Et notat svarer på hva må jeg vite før jeg snakker med disse menneskene igjen? Det er skrevet for ditt fremtidige jeg, som har hatt to hundre samtaler siden, og som kanskje åpner posten for første gang på seks måneder fordi kjøperen nettopp sendte en e-post: "Nå er vi klare til å se på dette igjen."

Det er to ulike dokumenter. En salgssjef i et stort selskap fortalte at møtene deres allerede tas opp i Teams og oppsummeres av Copilot, og spurte, helt rimelig, hva en dedikert møtebot skulle tilføre. Hvis listen er en oppsummering: ikke mye. Oppsummeringer er en handelsvare i dag.

Listen for en selger i en lang syklus ligger høyere. Kall det seksmånederstesten.

Seksmånederstesten

Åpne posten fra et møte for et halvt år siden. Les bare det som ble lagret. Ikke lytt til opptaket, og ikke spør en kollega. Kan du svare på dette?

1. Hva sa kjøperen faktisk om det som betyr noe? Ikke "kunden uttrykte interesse for oppstart Q1". Setningen deres: "Hvis migreringen glipper forbi februar, havner dette i neste års budsjett." En omskrivning mister vilkåret, forbeholdet og tonen, og det er nettopp det du trenger når du ringer tilbake.

2. Hvem sa det? Seks måneder er nok til at championen din har byttet jobb. Vet du at CFO-en sa "vi trenger dette" og IT-sjefen sa "ikke før migreringen", vet du hvem du skal ringe først og hva du skal åpne med. Står det "de" i posten, vet du ikke det.

3. Hvem lovet hva, og til når? Begge sider. "Vi sender en referanse fra et selskap på deres størrelse" og "jeg sjekker med styret etter den 15." Løfter er det en relasjon bygges på. En kjøper husker det du ikke holdt.

4. Hva ble bestemt, og hva ble stående åpent? "Enige om pilot med ett team" er en beslutning. "Prismodellen gjenstår å diskutere" er en åpen tråd. Seks måneder senere er de åpne trådene agendaen.

5. Hvorfor møttes vi, og virket det? Hvert møte har et formål. Komme til beslutningstakeren, bli enige om en pilot, komme gjennom en anskaffelsesgjennomgang. Å vite om formålet ble nådd, forteller hvor avtalen faktisk står, uansett hva steget i CRM-et sier.

6. Hva har endret seg siden forrige gang? Ett enkelt møte forteller sjelden hele historien. Bevegelsen gjør det: en ny person kom inn, tidslinjen ble flyttet, budsjettspørsmålet gikk fra "nei" til "kanskje".

7. Hvor er det? Er svaret "i blokken min" eller "et sted i innboksen", stryker notatet på testen den dagen du er på ferie, eller den dagen du gir kunden videre til noen andre.

Håndskrevne notater stryker på samme test

Her kommer den ubehagelige delen for gründeren med notatblokken. Blokken stryker også, bare andre steder.

Notater som skrives for hånd under et møte, skrives mens du samtidig lytter, tenker og styrer. De fanger det som føltes viktig i øyeblikket, i forkortelser som ga mening den dagen. De eksakte ordene er det første som forsvinner, fordi man ikke kan skrive og lytte samtidig. Løfter du selv ga, mangler ofte, fordi du ikke tenkte på dem som noe å skrive ned. Og notatene ligger der du la dem, som oftest et sted bare du finner.

Gründeren beskrev også hva vedkommende får de dagene det faktisk slippes: "Det er ikke mye som går tapt. Og man kan slappe av fra 'du må huske dette, du må huske dette' og fokusere på selve dialogen og kunden."

Det er det virkelige byttet. Ikke AI-ens notater mot dine. En samtale der halve oppmerksomheten ligger på pennen, mot en der all oppmerksomheten ligger på kjøperen.

Slik slipper du taket uten å miste noe

Ikke slutt å skrive fordi en leverandør ba deg om det. Slutt fordi du har sjekket. Dette fungerer for hvilken som helst møteassistent, vår inkludert.

1. Kjør begge i to uker. Skriv dine egne notater og la assistenten gå. Ikke sammenlign dem samme dag. Sammenlign dem en måned senere, når du har glemt møtet.
2. Kjør seksmånederstesten på begge. Svar på de sju spørsmålene for hvert møte, ut fra hver post. Tell hvilken som svarer på flest.
3. Sjekk detaljene som pleier å svikte i Norden. Takler den norsk, svensk, dansk eller finsk, og et møte som bytter språk halvveis? Blir navnene riktige? Når den ikke kan avgjøre hvem som snakket, sier den det, eller gjetter den?
4. Sjekk hvor det havner. En perfekt post som ligger i en separat app ingen åpner, stryker på spørsmål 7. Finn ut hva som når CRM-et ditt og hva som ikke gjør det, før du stoler på det.
5. Fortsett å skrive én ting: din vurdering. En møteassistent registrerer det som ble sagt. Den kan ikke registrere det du ante. "Jeg tror ikke CFO-en er den egentlige beslutningstakeren." "IT-sjefen ble stille da vi nevnte tidslinjen." Skriv den linjen selv, hver gang. Det tar ti sekunder, og det er den delen av notatet bare du kan legge til.
6. Si fra at boten er med. Nevn det når du sender invitasjonen og igjen når møtet starter. De fleste kjøpere har ikke noe imot en møteassistent. Det de har noe imot, er å få vite det i etterkant.

Slik gjør vi det

Meet-seatet er møteassistenten for seg selv, for alle som tar møter, og det er bygget mot seksmånederstesten.

Boten blir med i Google Meet, Teams og Zoom, fra den synkroniserte kalenderen din eller via en lenke. Transkripsjonen knyttes til talerne med navn, og når en stemme ikke kan identifiseres, står det "Taler 2" i stedet for et gjettet navn. Du kan rette det, og en rettelse blir aldri overskrevet.

Etter møtet gir analysen deg en kort oppsummering, hovedtemaene og hvem som tok dem opp, beslutningene og hvem som tok dem, og action items. Hvert action item har en eier og en reell forfallsdato når en ble nevnt, og det bærer kjøperens setning ordrett, på språket den ble sagt på, pluss en kort merknad om hva personen må gjøre uten å åpne transkripsjonen igjen. Det er spørsmål 1, 2 og 3 besvart fra start. Ble møtet booket med et mål, får du også en intern sjekk av om det ble nådd. Det er spørsmål 5.

Analysen behandler ikke hvert møte som det første. Tidligere samtaler, møter og e-poster med samme selskap går inn i den. Før neste møte med dem får du en brief: hva som har skjedd siden sist, hvilke løfter som fortsatt er åpne, og hvem som var i rommet. Det er spørsmål 6, og den venter i innboksen i stedet for et sted du må huske å se.

Action items blir oppgaver med kjøperens sitat vedlagt, og med Pipedrive eller HubSpot koblet til synkroniseres de til CRM-et ditt hos den som eier dem. Selve møtet blir liggende på selskapets tidslinje i Funnelfeedr, ikke i noens notatblokk. Når du også vil hente ut innvendinger, konkurrentomtaler og avtalekvalifisering fra samtalene, er det Close-seatet.

Det møteassistenten ikke skriver, er linjen fra regel 5. Den er fortsatt din.

Vil du kjøre seksmånederstesten på dine egne møter? Book en demo og ta med møtet du er mest redd for å glemme →