"Antecknar den lika bra som jag?" Sexmånaderstestet för mötesanteckningar

Mitt i ett möte med oss i somras stannade grundaren av en CRM-konsultfirma upp och pekade på anteckningsblocket framför sig.

"Jag vet att jag har en AI som tolkar det här mötet, och ändå sitter jag här och antecknar."

Sedan sa grundaren det som många erfarna säljare tänker men sällan säger högt: sen måste man bara släppa. Hen visste det, och var ändå inte redo.

Deras affär bygger på långa dialoger. En säljchef vi pratade med, i samma typ av verksamhet, sa det rakt ut: "Anteckningar och uppföljning är A och O för mig. Folk jag pratade med för ett år sen blir kunder nu." Det är ingen invändning mot AI. Det är en mycket exakt fråga: kommer anteckningen fortfarande vara användbar när jag behöver den, vilket kanske är nästa vår?

De flesta mötesassistenter säljs på en annan fråga. Därför behåller så många erfarna säljare sitt anteckningsblock.

En sammanfattning är inte en anteckning

En sammanfattning svarar på vad handlade mötet om? Den är skriven för någon som inte var där, och den är som mest användbar samma eftermiddag.

En anteckning svarar på vad behöver jag veta innan jag pratar med de här personerna igen? Den är skriven för ditt framtida jag, som har haft två hundra samtal sedan dess och som kanske öppnar posten för första gången på sex månader för att köparen just mejlat: "Nu är vi redo att titta på det här igen."

Det är två olika dokument. En säljchef på ett stort bolag berättade att deras möten redan spelas in i Teams och sammanfattas av Copilot, och frågade, helt rimligt, vad en dedikerad mötesbot skulle tillföra. Om ribban är en sammanfattning: inte mycket. Sammanfattningar är en handelsvara i dag.

Ribban för en säljare i en lång cykel ligger högre. Kalla det sexmånaderstestet.

Sexmånaderstestet

Öppna posten från ett möte för ett halvår sedan. Läs bara det som sparades. Lyssna inte på inspelningen och fråga ingen kollega. Kan du svara på det här?

1. Vad sa köparen faktiskt om det som spelar roll? Inte "kunden uttryckte intresse för start Q1". Deras mening: "Om migreringen glider förbi februari hamnar det här i nästa års budget." En omskrivning tappar villkoret, förbehållet och tonen, och det är precis det du behöver när du ringer tillbaka.

2. Vem sa det? Sex månader räcker för att din champion ska ha bytt jobb. Om du vet att CFO:n sa "vi behöver det här" och IT-chefen sa "inte före migreringen", vet du vem du ska ringa först och vad du ska öppna med. Står det "de" i posten vet du inte det.

3. Vem lovade vad, och till när? Båda sidor. "Vi skickar en referens från ett bolag i er storlek" och "jag stämmer av med styrelsen efter den 15:e". Löften är vad en relation byggs på. En köpare minns det du inte höll.

4. Vad bestämdes, och vad lämnades öppet? "Överens om pilot med ett team" är ett beslut. "Prismodellen återstår att diskutera" är en öppen tråd. Sex månader senare är de öppna trådarna agendan.

5. Varför träffades vi, och fungerade det? Varje möte har ett syfte. Komma till beslutsfattaren, enas om en pilot, ta sig igenom en upphandlingsgranskning. Att veta om syftet uppnåddes säger var affären faktiskt står, vad steget i CRM:et än säger.

6. Vad har ändrats sedan gången innan? Ett enskilt möte berättar sällan hela historien. Rörelsen gör det: en ny person tillkom, tidslinjen flyttades, budgetfrågan gick från "nej" till "kanske".

7. Var finns den? Om svaret är "i mitt block" eller "någonstans i inkorgen" faller anteckningen på testet den dag du är på semester, eller den dag du lämnar över kunden till någon annan.

Handskrivna anteckningar faller på samma test

Här kommer den obekväma delen för grundaren med anteckningsblocket. Blocket faller också, bara på andra ställen.

Anteckningar som skrivs för hand under ett möte skrivs medan du samtidigt lyssnar, tänker och styr. De fångar det som kändes viktigt i stunden, i förkortningar som var begripliga den dagen. De exakta orden är det första som försvinner, eftersom man inte kan skriva och lyssna samtidigt. Löften du själv gav saknas ofta, eftersom du inte tänkte på dem som något att skriva ner. Och anteckningarna ligger där du lade dem, vilket oftast är någonstans bara du hittar.

Grundaren beskrev också vad hen får de dagar hen faktiskt släpper: "Det är inte mycket som missas. Och man kan slappna av från 'du måste komma ihåg det här, du måste komma ihåg det här' och fokusera på själva dialogen och kunden."

Det är det verkliga bytet. Inte AI:ns anteckningar mot dina. Ett samtal där halva uppmärksamheten ligger på pennan, mot ett där all uppmärksamhet ligger på köparen.

Så släpper du taget utan att tappa något

Sluta inte skriva för att en leverantör sa åt dig. Sluta för att du har kontrollerat. Det här fungerar för vilken mötesassistent som helst, vår inräknad.

1. Kör båda i två veckor. Skriv dina egna anteckningar och låt assistenten gå. Jämför dem inte samma dag. Jämför dem en månad senare, när du har glömt mötet.
2. Kör sexmånaderstestet på båda. Besvara de sju frågorna för varje möte, utifrån varje post. Räkna vilken som svarar på flest.
3. Kontrollera detaljerna som brukar gå sönder i Norden. Klarar den svenska, norska, danska eller finska, och ett möte som byter språk halvvägs? Blir namnen rätt? När den inte kan avgöra vem som pratade, säger den det, eller gissar den?
4. Kontrollera var det hamnar. En perfekt post som ligger i en separat app som ingen öppnar faller på fråga 7. Ta reda på vad som når ditt CRM och vad som inte gör det innan du förlitar dig på det.
5. Fortsätt skriva en sak: ditt omdöme. En mötesassistent registrerar det som sades. Den kan inte registrera det du anade. "Jag tror inte att CFO:n är den egentliga beslutsfattaren." "IT-chefen blev tyst när vi nämnde tidslinjen." Skriv den raden själv, varje gång. Det tar tio sekunder, och det är den del av anteckningen som bara du kan lägga till.
6. Berätta att boten är med. Nämn det när du skickar inbjudan och igen när mötet börjar. De flesta köpare har inget emot en mötesassistent. Det de har något emot är att få veta det i efterhand.

Så gör vi

Meet-seatet är mötesassistenten för sig, för alla som tar möten, och det är byggt mot sexmånaderstestet.

Boten går med i Google Meet, Teams och Zoom, från din synkade kalender eller via en länk. Transkriberingen kopplas till talarna med namn, och när en röst inte går att identifiera står det "Talare 2" i stället för ett gissat namn. Du kan rätta det, och en rättelse skrivs aldrig över.

Efter mötet ger analysen dig en kort sammanfattning, huvudämnena och vem som tog upp dem, besluten och vem som fattade dem, och action items. Varje action item har en ägare och ett riktigt förfallodatum när ett sades, och den bär köparens mening ordagrant, på det språk den sades, plus en kort notering om vad personen behöver göra utan att öppna transkriberingen igen. Det är fråga 1, 2 och 3 besvarade från start. Om mötet bokades med ett mål får du också en intern kontroll av om det uppnåddes. Det är fråga 5.

Analysen behandlar inte varje möte som det första. Tidigare samtal, möten och mejl med samma bolag går in i den. Inför nästa möte med dem får du en brief: vad som hänt sedan förra gången, vilka löften som fortfarande är öppna och vilka som var med i rummet. Det är fråga 6, och den väntar i inkorgen i stället för någonstans du måste komma ihåg att titta.

Action items blir uppgifter med köparens citat bifogat, och med Pipedrive eller HubSpot kopplat synkas de till ditt CRM hos den som äger dem. Själva mötet ligger kvar på bolagets tidslinje i Funnelfeedr, inte i någons anteckningsblock. När du också vill få ut invändningar, konkurrentomnämnanden och affärskvalificering ur samtalen är det Close-seatet.

Det mötesassistenten inte skriver är raden från regel 5. Den är fortfarande din.

Vill du köra sexmånaderstestet på dina egna möten? Boka en demo och ta med mötet du är mest rädd att glömma →