"Tager den lige så gode noter som mig?" Seksmånederstesten for mødenoter

Midt i et møde med os i sommer stoppede grundlæggeren af et CRM-konsulenthus op og pegede på notesblokken foran sig.

"Jeg ved, at jeg har en AI, der tolker det her møde, og alligevel sidder jeg her og tager noter."

Så sagde grundlæggeren det, mange erfarne sælgere tænker, men sjældent siger højt: til sidst må man bare give slip. Vedkommende vidste det og var alligevel ikke klar.

Deres forretning bygger på lange dialoger. En salgschef, vi talte med, i samme type forretning, sagde det ligeud: "Noter og opfølgning er alfa og omega for mig. Folk, jeg talte med for et år siden, bliver kunder nu." Det er ikke en indvending mod AI. Det er et meget præcist spørgsmål: vil noten stadig være brugbar, når jeg har brug for den, hvilket måske er næste forår?

De fleste mødeassistenter sælges på et andet spørgsmål. Derfor beholder så mange erfarne sælgere deres notesblok.

En opsummering er ikke en note

En opsummering svarer på hvad handlede mødet om? Den er skrevet til en, der ikke var der, og den er mest brugbar samme eftermiddag.

En note svarer på hvad skal jeg vide, før jeg taler med de her mennesker igen? Den er skrevet til dit fremtidige jeg, som har haft to hundrede samtaler siden, og som måske åbner posten for første gang i seks måneder, fordi køberen lige har skrevet: "Nu er vi klar til at se på det her igen."

Det er to forskellige dokumenter. En salgschef i en stor virksomhed fortalte, at deres møder allerede optages i Teams og opsummeres af Copilot, og spurgte, helt rimeligt, hvad en dedikeret mødebot skulle tilføje. Hvis barren er en opsummering: ikke meget. Opsummeringer er en handelsvare i dag.

Barren for en sælger i en lang cyklus ligger højere. Kald det seksmånederstesten.

Seksmånederstesten

Åbn posten fra et møde for et halvt år siden. Læs kun det, der blev gemt. Lyt ikke til optagelsen, og spørg ikke en kollega. Kan du svare på det her?

1. Hvad sagde køberen egentlig om det, der betyder noget? Ikke "kunden udtrykte interesse for opstart i Q1". Deres sætning: "Hvis migreringen glider forbi februar, ryger det her i næste års budget." En omskrivning mister betingelsen, forbeholdet og tonen, og det er præcis det, du har brug for, når du ringer tilbage.

2. Hvem sagde det? Seks måneder er nok til, at din champion har skiftet job. Ved du, at CFO'en sagde "vi har brug for det her", og IT-chefen sagde "ikke før migreringen", ved du, hvem du skal ringe til først, og hvad du skal åbne med. Står der "de" i posten, ved du det ikke.

3. Hvem lovede hvad, og hvornår? Begge sider. "Vi sender en reference fra en virksomhed på jeres størrelse" og "jeg tjekker med bestyrelsen efter den 15." Løfter er det, en relation bygges på. En køber husker det, du ikke holdt.

4. Hvad blev besluttet, og hvad blev stående åbent? "Enige om en pilot med ét team" er en beslutning. "Prismodellen mangler at blive drøftet" er en åben tråd. Seks måneder senere er de åbne tråde dagsordenen.

5. Hvorfor mødtes vi, og virkede det? Hvert møde har et formål. Komme igennem til beslutningstageren, blive enige om en pilot, komme igennem en indkøbsgennemgang. At vide, om formålet blev nået, fortæller, hvor aftalen reelt står, uanset hvad trinnet i CRM'et siger.

6. Hvad har ændret sig siden sidst? Et enkelt møde fortæller sjældent hele historien. Bevægelsen gør: en ny person kom til, tidslinjen blev flyttet, budgetspørgsmålet gik fra "nej" til "måske".

7. Hvor er den? Er svaret "i min blok" eller "et sted i indbakken", dumper noten testen den dag, du er på ferie, eller den dag, du giver kunden videre til en anden.

Håndskrevne noter dumper samme test

Her kommer den ubehagelige del for grundlæggeren med notesblokken. Blokken dumper også, bare andre steder.

Noter, der skrives i hånden under et møde, skrives, mens du samtidig lytter, tænker og styrer. De fanger det, der føltes vigtigt i øjeblikket, i forkortelser, der gav mening den dag. De præcise ord er det første, der forsvinder, fordi man ikke kan skrive og lytte på samme tid. Løfter, du selv gav, mangler ofte, fordi du ikke tænkte på dem som noget, der skulle skrives ned. Og noterne ligger, hvor du lagde dem, hvilket som regel er et sted, kun du kan finde.

Grundlæggeren beskrev også, hvad vedkommende får de dage, hvor der rent faktisk bliver givet slip: "Der er ikke meget, der bliver overset. Og man kan slappe af fra 'du skal huske det her, du skal huske det her' og fokusere på selve dialogen og kunden."

Det er den reelle byttehandel. Ikke AI'ens noter mod dine. En samtale, hvor halvdelen af opmærksomheden er på pennen, mod en, hvor hele opmærksomheden er på køberen.

Sådan giver du slip uden at miste noget

Hold ikke op med at skrive, fordi en leverandør har sagt det. Hold op, fordi du har tjekket. Det her virker for enhver mødeassistent, vores inklusive.

1. Kør begge i to uger. Skriv dine egne noter, og lad assistenten køre. Sammenlign dem ikke samme dag. Sammenlign dem en måned senere, når du har glemt mødet.
2. Kør seksmånederstesten på begge. Besvar de syv spørgsmål for hvert møde ud fra hver post. Tæl, hvilken der besvarer flest.
3. Tjek de detaljer, der plejer at fejle i Norden. Kan den klare dansk, svensk, norsk eller finsk, og et møde, der skifter sprog halvvejs? Bliver navnene rigtige? Når den ikke kan afgøre, hvem der talte, siger den det så, eller gætter den?
4. Tjek, hvor det ender. En perfekt post, der ligger i en separat app, som ingen åbner, dumper spørgsmål 7. Find ud af, hvad der når dit CRM, og hvad der ikke gør, før du stoler på det.
5. Bliv ved med at skrive én ting: din vurdering. En mødeassistent registrerer det, der blev sagt. Den kan ikke registrere det, du fornemmede. "Jeg tror ikke, CFO'en er den reelle beslutningstager." "IT-chefen blev stille, da vi nævnte tidslinjen." Skriv den linje selv, hver gang. Det tager ti sekunder, og det er den del af noten, kun du kan tilføje.
6. Fortæl, at botten er med. Nævn det, når du sender invitationen, og igen når mødet starter. De fleste købere har intet imod en mødeassistent. Det, de har noget imod, er at få det at vide bagefter.

Sådan gør vi

Meet-seatet er mødeassistenten for sig selv, til alle, der holder møder, og det er bygget mod seksmånederstesten.

Botten deltager i Google Meet, Teams og Zoom, fra din synkroniserede kalender eller via et link. Transskriptionen knyttes til talerne med navn, og når en stemme ikke kan identificeres, står der "Taler 2" i stedet for et gættet navn. Du kan rette det, og en rettelse bliver aldrig overskrevet.

Efter mødet giver analysen dig en kort opsummering, hovedemnerne og hvem der tog dem op, beslutningerne og hvem der traf dem, og action items. Hvert action item har en ejer og en reel forfaldsdato, når en blev nævnt, og det bærer køberens sætning ordret, på det sprog, den blev sagt på, plus en kort bemærkning om, hvad personen skal gøre uden at åbne transskriptionen igen. Det er spørgsmål 1, 2 og 3 besvaret fra start. Blev mødet booket med et mål, får du også et internt tjek af, om det blev nået. Det er spørgsmål 5.

Analysen behandler ikke hvert møde som det første. Tidligere opkald, møder og mails med samme virksomhed indgår i den. Før næste møde med dem får du en brief: hvad der er sket siden sidst, hvilke løfter der stadig er åbne, og hvem der var i rummet. Det er spørgsmål 6, og den venter i indbakken i stedet for et sted, du skal huske at kigge.

Action items bliver til opgaver med køberens citat vedhæftet, og med Pipedrive eller HubSpot tilsluttet synkroniseres de til dit CRM hos den, der ejer dem. Selve mødet bliver liggende på virksomhedens tidslinje i Funnelfeedr, ikke i nogens notesblok. Når du også vil have indvendinger, omtaler af konkurrenter og kvalificering af aftaler ud af samtalerne, er det Close-seatet.

Det, mødeassistenten ikke skriver, er linjen fra regel 5. Den er stadig din.

Vil du køre seksmånederstesten på dine egne møder? Book en demo, og tag det møde med, du er mest bange for at glemme →