Decemberbunken: sådan bliver "ring mig senere" til 500 opfølgninger, ingen når

En salgsansvarlig beskrev sin december for os for et par uger siden, og det er den ærligste beskrivelse af en opfølgningsbunke, jeg har hørt.

Hele efteråret får hvert "tag fat i os inden nytår" samme behandling: sælgeren opretter en aktivitet og lægger den på 1. december. Det går hurtigt, det ser ryddeligt ud, og det føles ansvarligt. Så kommer 1. december, og der ligger fem hundrede aktiviteter. Ingen kan ringe til fem hundrede mennesker på én dag, så teamet begynder at plukke fra bunken et par uger i forvejen. De plukker dem, de kan huske. Resten glider over i januar og derfra videre til "det burde vi virkelig få ryddet op i".

Hver eneste af de fem hundrede var en samtale, der gik fint. Ingen sagde nej. De sagde senere. Og netop senere er stedet, hvor det meste af prospekteringen stille siver ud.

I morgen begynder oktober. Årets bunke bliver bygget lige nu, én fornuftig opfølgning ad gangen. Dette indlæg handler om, hvordan den bygges, hvorfor den knækker, og hvad du ændrer i denne uge, så december bliver en måned med varme samtaler i stedet for et arkæologisk projekt.

Sådan bygges bunken

Regnestykket er ikke dramatisk, og derfor er der ingen, der lægger mærke til det.

Tag en sælger, der har omkring tres rigtige samtaler om ugen. Hvis hver sjette ender med en variant af "ikke nu, ring mig senere", bliver det ti opfølgninger om ugen. Over et efterår på tolv uger skaber én sælger hundrede og tyve. Et team på fire er oppe på fem hundrede, før nogen har tænkt over det.

Det ville ikke være et problem, hvis opfølgningerne lå spredt. Det gør de ikke. De klumper sig sammen på en håndfuld datoer, der føles naturlige for sælgeren:

• 1. december, til alt, der skal ske "inden nytår"
• Første arbejdsdag i januar, til alt "efter nytår"
• Mandagen efter sommerferien, til alt "efter sommeren"

En opfølgning, der er værd at lave, kræver mere end at taste et nummer. Du læser, hvad der blev sagt sidst, minder dig selv om, hvorfor de sagde senere, ringer og logger, hvad der sker. Regn med tre til fem minutter pr. styk, plus selve samtalen. I det tempo når en fokuseret sælger måske femogtyve til femogtredive opfølgninger på en dag, og det er uden nogen ny prospektering overhovedet. Hundrede og tyve på én dato er det meste af en arbejdsuge. Og december har i Norden måske tolv gode salgsdage, før julefrokosterne og fridagene tager over.

Den samme fejl findes i en sommerudgave. En sælger kommer tilbage efter fire ugers ferie til hundrede og tyve åbne opfølgninger, alle forfaldne, og bruger to uger på at grave sig ud i stedet for at sælge.

Runde datoer er sælgerens kalender, ikke køberens

Her kommer den del, der svier. Selv hvis du nåede at ringe til alle fem hundrede den 1. december, ville mange af samtalerne være det forkerte opkald på det forkerte tidspunkt.

Når en køber siger "tag fat i os inden nytår", mener de næsten aldrig 1. december. De mener noget konkret, der sker i virksomheden, og datoen er en forkortelse for det:

• "Inden nytår" betyder som regel "inden næste års budget er låst". I mange nordiske virksomheder ligger det møde i oktober eller november. Den 1. december er pengene allerede fordelt.
• "Efter nytår" betyder sjældent 2. januar. Det betyder "når vi er tilbage og har gennemgået planen", altså anden eller tredje uge i januar.
• "Efter sommeren" betyder "når beslutningstageren er tilbage", og i Danmark kan det være midt i august.
• "Om et par måneder" betyder ofte "når aftalen med den nuværende leverandør udløber". Den har en faktisk dato, og du spurgte ikke efter den.

En rund dato er en note, der siger jeg fandt ikke ud af hvorfor. Opfølgningen lander i sælgerens kalender på et tidspunkt, der passer sælgeren, og den rammer ved siden af køberens øjeblik med flere uger.

Et udskudt ja forvitrer

Der er en omkostning mere, og den forstærker den første.

En opfølgning er mest værd, når begge parter husker samtalen. Tre uger senere genkender køberen stadig dit navn og husker, hvad I talte om. Tre måneder senere er du et koldt opkald med en lidt varmere åbning. Og hvis den eneste note på aktiviteten er "følg op", åbner sælgeren med "jeg ville bare lige høre, hvordan det går", som er den svageste sætning i salg.

Så gør bunken noget endnu værre. Når der er flere opfølgninger end tid, vælger sælgerne, og de vælger dem, der er nemme at huske, hvilket som regel er de nyeste. Den bedste opfølgning i bunken, den hvor køberen forklarede præcis hvornår og hvorfor, er ofte den ældste. Den bliver taget sidst eller aldrig.

Seks regler, der sørger for, at et senere forbliver et ja

1. Spørg efter grunden, ikke datoen. Når en køber siger "ring mig senere", er det næste spørgsmål ikke "hvornår passer det?", men "hvad sker der mellem nu og da?". Svaret er en begivenhed: et budgetmøde, en bestyrelsesbeslutning, en aftalefornyelse, en ny salgschef, der starter i februar. Datér opfølgningen til begivenheden, en uge før den finder sted. Så ringer du i køberens øjeblik, og du har en åbning. Formuleringerne til denne og andre udskydelser finder du i guiden til indvendinger i nordiske kolde opkald.

2. Book aldrig en opfølgning på en rund dato. Ingen første i måneden, ingen første mandag i januar. Hvis grunden peger på "engang i december", så vælg en bestemt dag i vinduet og se, hvad der allerede ligger der. Sæt et loft, omkring femten opfølgninger pr. sælger pr. dag. Når en dag er fuld, flytter du den nye tidligere, ikke senere. Et opkald en uge for tidligt er et hjælpsomt tjek. Et opkald en uge for sent betyder, at en anden kom først.

3. Skriv sætningen ned. Noten på opfølgningen skal indeholde køberens egne ord og grunden. Ikke "følg op", men "Venter på bestyrelsesbeslutning om nyt lager, forventes midt i november. Sagde: 'Hvis det går igennem, skal vi bruge det her i Q1.'" Den note giver dig en åbning: "Du sagde, at bestyrelsen skulle beslutte sig om lageret i november. Hvordan gik det?" Det er en samtale. "Jeg ville bare lige høre, hvordan det går" er en påmindelse om, at du glemte det.

4. Opfølgninger får en daglig blok, ikke en decemberkampagne. De teams, der aldrig bygger en bunke, arbejder med opfølgninger hver dag på et fast tidspunkt. Et team, vi arbejder med, kører nye prospekteringssessioner om formiddagen og opfølgningskøen om eftermiddagen. De opfølgninger, der forfalder i dag, bliver ringet op i dag, og de kommer altid før nye opkald. Et løfte til en køber vejer tungere end en fremmed på en liste.

5. Skeln mellem et ægte senere og et høfligt nej. Ikke hvert "ring mig senere" er et udskudt ja. "Send en mail og ring om et par måneder" uden nogen grund er som regel en høflig måde at afslutte samtalen på. Giv det ét ærligt forsøg på det foreslåede tidspunkt. Er intet ændret, så flyt det til et langt gentjek, omkring tolv måneder frem, og tag det af den aktive liste. En sælger fortalte os, at han vil have en påmindelse om at ringe tilbage om et år, selv efter et klart nej, fordi virksomheder ændrer sig, og det gør menneskene i dem også. Det er rigtigt tænkt. Lad bare ikke tolvmånederstjekkene fortrænge de opfølgninger, der forfalder nu.

6. Tæl forfaldne opfølgninger hver fredag. Ikke foretagne opkald, ikke bookede opfølgninger. Forfaldne opfølgninger. Tallet skal være nul, eller tæt på nul, hver uge. Når det begynder at vokse, er bunken ved at tage form, og så ser du det i oktober i stedet for at opdage det i december.

Hvad du gør i denne uge

I morgen begynder oktober. Skaden er ikke sket endnu, og den tager en eftermiddag at rette op på.

1. Træk alle åbne opfølgninger ud, der forfalder mellem nu og midten af januar. Tæl dem pr. dag. Hvis én dato har mere end en dags arbejde, har du fundet din bunke.
2. Læs noterne og datér om efter grund. Alt, der hænger på et budget, flytter du til oktober eller november, nu. Alt "efter nytår" flytter du til anden og tredje uge i januar.
3. Ring til dem uden grund først. Et hurtigt "du bad mig tage fat i dig i efteråret, hvordan ser jeres planlægning ud?" gør en vag opfølgning til en dateret en eller til et rent nej.
4. Sæt loftet og den daglige blok fra regel 2 og regel 4, før de næste hundrede kommer ind.

Hvis nogen i teamet snart skal på ferie eller have længere fri, så gør det samme, før de går. Datér deres opfølgninger om over de to uger efter, at de er tilbage, eller giv de hastende til en kollega. At komme tilbage til hundrede og tyve forfaldne opfølgninger er et valg, der træffes ugen før ferien.

Sådan gør vi

I Funnelfeedr er "ring mig senere" en disposition med dato og klokkeslæt. Når sælgeren sætter den, forsvinder kontakten fra dagens liste, en opfølgningsopgave bliver oprettet, og kontakten kommer tilbage i køen på det tidspunkt og serveres før nye opkald. Kø-visningen viser, hvor mange opfølgninger der forfalder i dag, og hvor mange der er forfaldne, så fredagstallet fra regel 6 altid står på skærmen.

Det, sælgerne mærker mest, er, at de ikke selv behøver at fange hver udskydelse. Når en køber siger "ring mig om to uger" eller "lad os tales ved til foråret", fanger samtaleanalysen det og opretter opfølgningen med dato og køberens egen sætning vedhæftet. Det er regel 3, uden at nogen skal skrive. Med Pipedrive eller HubSpot tilsluttet synkroniseres opgaven også til CRM'et. Det hele bor på Prospect-sædet, og en opfølgning, der bliver til en rigtig mulighed, tager sin historik med sig, og det er der, delen efter mødet begynder.

At sprede belastningen er stadig din regel at sætte. Det, systemet sørger for, er, at intet, du har lovet en køber, forsvinder ned i en bunke.

Vil du se "ring mig om to uger" blive til en dateret opfølgning med køberens ord på, uden at nogen skriver en note? Book en demo, og tag din decemberbunke med →