Desemberhaugen: slik blir "ring meg senere" 500 oppfølginger ingen rekker

En salgsansvarlig beskrev desemberen sin for oss for noen uker siden, og det er den ærligste beskrivelsen av en oppfølgingshaug jeg har hørt.

Hele høsten får hvert "ta kontakt med oss før nyttår" samme behandling: selgeren oppretter en aktivitet og legger den på 1. desember. Det går fort, det ser ryddig ut og det føles ansvarlig. Så kommer 1. desember, og der ligger fem hundre aktiviteter. Ingen kan ringe fem hundre mennesker på én dag, så teamet begynner å plukke fra haugen et par uker i forkant. De plukker dem de husker. Resten glir over i januar, og derfra videre til "dette burde vi virkelig rydde opp i".

Hver eneste av de fem hundre var en samtale som gikk greit. Ingen sa nei. De sa senere. Og nettopp senere er stedet der det meste av prospekteringen stille lekker ut.

I morgen begynner oktober. Årets haug bygges akkurat nå, én fornuftig oppfølging om gangen. Dette innlegget handler om hvordan den bygges, hvorfor den sprekker, og hva du endrer denne uken slik at desember blir en måned med varme samtaler i stedet for et arkeologisk prosjekt.

Slik bygges haugen

Regnestykket er ikke dramatisk, og det er derfor ingen legger merke til det.

Ta en selger som har rundt seksti ekte samtaler i uken. Hvis hver sjette ender med en variant av "ikke nå, ring meg senere", blir det ti oppfølginger i uken. Over en høst på tolv uker skaper én selger hundre og tjue. Et team på fire er på fem hundre før noen har tenkt over det.

Det ville ikke vært et problem om oppfølgingene lå spredt. Det gjør de ikke. De klumper seg på en håndfull datoer som føles naturlige for selgeren:

• 1. desember, for alt som skal skje "før nyttår"
• Første arbeidsdag i januar, for alt "etter nyttår"
• Mandagen etter fellesferien, for alt "etter sommeren"

En oppfølging som er verdt å gjøre, krever mer enn å slå et nummer. Du leser hva som ble sagt sist, minner deg selv på hvorfor de sa senere, ringer og logger hva som skjer. Regn med tre til fem minutter per stykk, pluss selve samtalen. I det tempoet rekker en fokusert selger kanskje tjuefem til trettifem oppfølginger på en dag, og da uten noe ny prospektering i det hele tatt. Hundre og tjue på én dato er mesteparten av en arbeidsuke. Og desember har i Norden kanskje tolv gode salgsdager før julebordene og fridagene tar over.

Den samme feilen finnes i en sommerversjon. En selger kommer tilbake etter fire uker fri til hundre og tjue åpne oppfølginger, alle forfalt, og bruker to uker på å grave seg ut i stedet for å selge.

Runde datoer er selgerens kalender, ikke kjøperens

Her kommer delen som svir. Selv om du rakk å ringe alle fem hundre den 1. desember, ville mange av samtalene vært feil samtale til feil tid.

Når en kjøper sier "ta kontakt før nyttår", mener de nesten aldri 1. desember. De mener noe konkret som skjer i selskapet, og datoen er en forkortelse for det:

• "Før nyttår" betyr som regel "før neste års budsjett er spikret". I mange nordiske selskaper skjer det møtet i oktober eller november. Den 1. desember er pengene allerede fordelt.
• "Etter nyttår" betyr sjelden 2. januar. Det betyr "når vi er tilbake og har gått gjennom planen", altså andre eller tredje uke i januar.
• "Etter sommeren" betyr "når beslutningstakeren er tilbake", og i Norge kan det være langt ut i august.
• "Om et par måneder" betyr ofte "når avtalen med dagens leverandør går ut". Den har en faktisk dato, og du spurte ikke etter den.

En rund dato er et notat som sier jeg fant ikke ut hvorfor. Oppfølgingen havner i selgerens kalender på et tidspunkt som passer selgeren, og den bommer på kjøperens øyeblikk med flere uker.

Et utsatt ja forvitrer

Det finnes en kostnad til, og den forsterker den første.

En oppfølging er verdt mest når begge sider husker samtalen. Tre uker senere kjenner kjøperen fortsatt igjen navnet ditt og husker hva dere snakket om. Tre måneder senere er du en kald samtale med en litt varmere åpning. Og hvis det eneste notatet på aktiviteten er "følg opp", åpner selgeren med "jeg ville bare høre hvordan det går", som er den svakeste setningen i salg.

Så gjør haugen noe enda verre. Når det finnes flere oppfølginger enn tid, velger selgerne, og de velger dem som er lette å huske, som oftest er de nyeste. Den beste oppfølgingen i haugen, den der kjøperen forklarte nøyaktig når og hvorfor, er ofte den eldste. Den tas sist, eller aldri.

Seks regler som gjør at et senere forblir et ja

1. Spør etter grunnen, ikke datoen. Når en kjøper sier "ring meg senere", er neste spørsmål ikke "når passer det?", men "hva skjer mellom nå og da?". Svaret er en hendelse: et budsjettmøte, et styrevedtak, en avtalefornyelse, en ny salgssjef som starter i februar. Dater oppfølgingen til hendelsen, en uke før den inntreffer. Da ringer du i kjøperens øyeblikk, og du har en åpning. Formuleringene for denne og andre utsettelser finner du i guiden til innvendinger i nordiske kalde samtaler.

2. Book aldri en oppfølging på en rund dato. Ingen første i måneden, ingen første mandag i januar. Hvis grunnen peker mot "en gang i desember", velg en bestemt dag i vinduet og se hva som allerede ligger der. Sett et tak, omtrent femten oppfølginger per selger per dag. Når en dag er full, flytter du den nye tidligere, ikke senere. En samtale en uke for tidlig er en nyttig sjekk. En samtale en uke for sent betyr at noen andre kom først.

3. Skriv ned setningen. Notatet på oppfølgingen skal inneholde kjøperens egne ord og grunnen. Ikke "følg opp", men "Venter på styrevedtak om nytt lager, ventet midt i november. Sa: 'Går det gjennom, trenger vi dette i Q1.'" Det notatet gir deg en åpning: "Du sa at styret skulle bestemme seg om lageret i november. Hvordan gikk det?" Det er en samtale. "Jeg ville bare høre hvordan det går" er en påminnelse om at du glemte.

4. Oppfølginger får en daglig blokk, ikke en desemberkampanje. Teamene som aldri bygger en haug, jobber med oppfølginger hver dag, på et fast tidspunkt. Et team vi jobber med kjører nye prospekteringsøkter på formiddagen og oppfølgingskøen på ettermiddagen. Oppfølgingene som forfaller i dag, ringes i dag, og de går alltid foran nye samtaler. Et løfte til en kjøper veier tyngre enn en fremmed på en liste.

5. Skill et ekte senere fra et høflig nei. Ikke hvert "ring meg senere" er et utsatt ja. "Send en e-post og ring om noen måneder" uten noen grunn er som regel en høflig måte å avslutte samtalen på. Gi det ett ærlig forsøk på det foreslåtte tidspunktet. Har ingenting endret seg, flytt det til en lang ny sjekk, omtrent tolv måneder frem, og ta det bort fra den aktive listen. En selger fortalte oss at han vil ha en påminnelse om å ringe tilbake om et år selv etter et klart nei, fordi selskaper endrer seg, og det gjør menneskene i dem også. Det er riktig tenkt. Bare ikke la tolvmånederssjekkene fortrenge oppfølgingene som forfaller nå.

6. Tell forfalte oppfølginger hver fredag. Ikke ringte samtaler, ikke bookede oppfølginger. Forfalte oppfølginger. Tallet skal være null, eller nær null, hver uke. Når det begynner å vokse, er haugen i ferd med å dannes, og da ser du det i oktober i stedet for å oppdage det i desember.

Hva du gjør denne uken

I morgen begynner oktober. Skaden er ikke skjedd ennå, og den tar en ettermiddag å rette opp.

1. Hent ut alle åpne oppfølginger som forfaller mellom nå og midten av januar. Tell dem per dag. Hvis én dato har mer enn en dags arbeid, har du funnet haugen din.
2. Les notatene og dater om etter grunn. Alt som henger på et budsjett, flytter du til oktober eller november, nå. Alt "etter nyttår" flytter du til andre og tredje uke i januar.
3. Ring dem som mangler grunn først. Et raskt "du ba meg ta kontakt i høst, hvordan ser planleggingen deres ut?" gjør en vag oppfølging til en datert en, eller til et rent nei.
4. Sett taket og den daglige blokken fra regel 2 og regel 4, før de neste hundre kommer inn.

Hvis noen i teamet snart skal ha ferie eller lengre fri, gjør det samme før de går. Dater om oppfølgingene deres over de to ukene etter at de er tilbake, eller gi de hastende til en kollega. Å komme tilbake til hundre og tjue forfalte oppfølginger er et valg som tas uken før ferien.

Slik gjør vi det

I Funnelfeedr er "ring meg senere" en disposisjon med dato og klokkeslett. Når selgeren setter den, forsvinner kontakten fra dagens liste, en oppfølgingsoppgave opprettes, og kontakten kommer tilbake i køen på det tidspunktet og serveres før nye samtaler. Køvisningen viser hvor mange oppfølginger som forfaller i dag og hvor mange som er forfalt, så fredagstallet fra regel 6 alltid står på skjermen.

Det selgerne merker mest, er at de ikke selv trenger å fange hver utsettelse. Når en kjøper sier "ring meg om to uker" eller "vi snakkes til våren", plukker samtaleanalysen det opp og oppretter oppfølgingen med dato og kjøperens egen setning vedlagt. Det er regel 3 uten at noen trenger å skrive. Med Pipedrive eller HubSpot koblet til synkes oppgaven også til CRM-et. Alt bor på Prospect-setet, og en oppfølging som blir en ekte mulighet, tar med seg historikken sin, som er der delen etter møtet begynner.

Å spre belastningen er fortsatt din regel å sette. Det systemet sørger for, er at ingenting du har lovet en kjøper, forsvinner ned i en haug.

Vil du se "ring meg om to uker" bli en datert oppfølging med kjøperens ord på, uten at noen skriver et notat? Book en demo og ta med desemberhaugen din →