Det är inte deras byråkrati. Långa säljcykler är oftast ett säljproblem.

En säljchef på ett life science-bolag berättade förra veckan hur lång tid deras affärer tar:

"Det kan ta väldigt lång tid från första samtalet tills de faktiskt köper, om de köper. Arton månader, tjugofyra månader. Jag tror att det beror en del på hur vi säljer."

De flesta säljchefer hade stannat efter de två första meningarna. Sjukhus, labb och läkemedelskoncerner köper långsamt, alla vet det, och arton månader låter som vädret. Men just den här fortsatte:

"Jag tror inte att det är kundens beslutsprocess som är problemet. Jag tror att det är vårt sätt att sälja som inte hjälper dem att fatta beslut."

Det fanns två goda skäl att tro det. Deras senaste kunder hade gått från första kontakt till köp på ungefär fem månader. Och även deras största kunder lägger ett blygsamt belopp hos dem per år, långt ifrån den sortens köp som kräver två års kommittéarbete.

Samma sorts köpare, som köper samma sorts sak, tar alltså ibland fem månader och ibland tjugofyra. Det glappet är inte köparens byråkrati. Det är säljet.

Varför vi berättar byråkratihistorien

Historien är bekväm eftersom den delvis stämmer. Stora organisationer har upphandling, budgetcykler, juridisk granskning och folk på föräldraledighet. Vissa köp kräver på riktigt ett styrelsemöte.

Men historien har en praktisk egenskap: den lägger orsaken någonstans där du inte kan påverka den. Om cykeln är lång för att kunden är långsam finns det inget att åtgärda, och prognosen glider bara ett kvartal åt höger, igen.

Tre saker borde göra dig misstänksam:

• Spridningen. Om köparens process satte takten skulle liknande affärer ta ungefär lika lång tid. När vissa tar fem månader och andra två år är det något annat än processen som avgör.
• Storleken. Processer i kommittélängd hör till beslut i kommittéstorlek. Ett köp som är litet för köparen borde avgöras av någon som har mandat att avgöra det.
• Vilka som vinner. När vi läste varje affär vi avslutat i år för vår egen vinst- och förlustanalys stängdes vunna affärer ungefär fem gånger snabbare än förlorade. Långa affärer var inte långsamma vinster. För det mesta var de förluster som tog sin tid.

Vad en lång cykel består av

Ta vilken affär som helst som varit öppen i arton månader och lägg ut varje riktig dialog på en tidslinje. Du hittar sällan arton månader av köpande. Du hittar en handfull möten, en offert, några mejl, och långa sträckor av ingenting däremellan.

En del av det där ingenting är legitimt. Köparen har internt arbete att göra: få fram budget, involvera IT, stämma av med dem som ska använda det. Kalla det köptid.

Resten är dödtid: veckor där ingen på någon sida gör något som flyttar beslutet. Ingen är skyldig någon något. Affären är bara öppen.

Frågan är inte "varför är deras process så långsam?" Den är "hur mycket av den här affären är dödtid, och vem hade kunnat förhindra den?" För det mesta är svaret på den andra delen säljaren, eftersom säljaren är den enda i affären vars jobb är att hålla den i rörelse.

Vart tiden tar vägen

Dödtid har några återkommande orsaker, och nästan alla sitter på säljsidan.

Pitchen kommer före problemet. Samma säljchef beskrev vad som händer efter deras presentation:

"När vi väl har kört vår säljpitch har säljarna jättesvårt att komma in igen. Plötsligt stängs dörren och vi får inte vara med i samtalet längre."

Det är inte en köpare som är långsam. Det är en köpare som fått det hen behövde från mötet, en broschyr i mänsklig form, och gått därifrån för att fundera utan dig. Vi skrev om alternativet i från att presentera till att fråga: när mötet handlar om deras problem har de en anledning att komma tillbaka.

Förespråkaren har inget att sälja med. Personen du pratar med är sällan den som bestämmer. Hen måste bära in ditt erbjudande i rum du aldrig kommer att se, och går in med dina bilder och sitt minne av mötet. "I vår bransch spelar det enormt stor roll vem som litar på vem", sa säljchefen. Din förespråkares trovärdighet står på spel, och kan hen inte förklara caset på två minuter tar hen inte upp det.

Ingen frågade hur de fattar beslut. Vem mer måste säga ja? Hur gick det till förra gången de köpte något liknande? Finns det budget, och när sätts den? Om de frågorna aldrig ställdes gissar säljaren om processen, och köparen berättar inte frivilligt.

Mötet slutade med "vi hörs". Inget datum, ingen ägare, ingen uppgift på någon sida. Varje möte som slutar så startar en sträcka dödtid, och den som bryter tystnaden är oftast säljaren, veckor senare, med "ville bara stämma av".

Det finns bara en person. Affären lever i en enda relation. När den personen får mycket att göra, byter roll eller går på ledighet stannar affären, och ingen annan på bolaget vet att den fanns.

Att vänta kostar köparen ingenting. Om ingen har satt en siffra på vad nuläget kostar per månad är status quo gratis, och gratis vinner alltid mot ett beslut.

Vår halva är också långsam. Offerten som tar en vecka att skriva, uppföljningen som skickas tre dagar efter mötet, frågan som väntar på produktchefen. Säljare räknar sällan sina egna förseningar, men köpare märker dem.

Sex sätt att hjälpa en köpare fatta beslut

Inget av det här kräver en ny metodik. Det kräver några vanor, i varje affär.

1. Fråga hur de beslutade förra gången. Inte "hur ser er beslutsprocess ut", som ger dig ett organisationsschema, utan "förra gången ni köpte något liknande, hur gick det till?" Vilka var med, hur lång tid tog det, vad fick det att hända, vad höll på att stoppa det. Den berättelsen är den riktiga kartan, och den är oftast kortare än den officiella.

2. Avsluta aldrig ett möte utan ett daterat nästa steg. Något konkret, med datum, där köparen äger en del: "Du kollar med IT om integrationen, jag skickar säkerhetssvaren, och vi ses den 12:e med er ekonomichef." Vill köparen inte binda sig vid något nästa steg är det också information, och den är bättre att ha nu än i månad nio.

3. Skriv förespråkarens interna case åt hen. En sida, med deras språk och deras siffror: problemet, vad det kostar, vad som förändras, vad det kostar att vänta, vad risken är och hur den hanteras. Be hen sedan rätta den. En förespråkare som har redigerat caset äger det.

4. Träffa person nummer två innan du skickar offerten. En intressent till är skillnaden mellan en affär och en relation. Fråga din förespråkare vem som kommer att ha frågor, och erbjud dig att svara direkt. Oftast är det ekonomi, IT eller personen som ska använda saken varje dag.

5. Sätt ett pris på att vänta. Om problemet kostar dem något varje månad, säg det i deras siffror, en gång, utan dramatik. "Om det här sparar ert team fyra timmar i veckan kostar varje månad vi väntar ungefär två arbetsveckor." Då blir "vi tar det i vår" ett val med en kostnad.

6. Gör det första beslutet till ett litet beslut. Kan köparen inte säga ja till helheten, hitta den del de kan säga ja till nu: en pilot, en avdelning, en ort, en första fas inom någons egen budgetram. Säljchefens största kunder lägger ett blygsamt belopp per år. Ett köp i den storleken ska inte behöva två års godkännande, och gör det det är erbjudandet troligen fel dimensionerat.

Och en för säljarens egen sida: krymp din halva av cykeln. Offerter inom en dag eller två, uppföljning samma dag, svar innan köparen behöver fråga två gånger. Deras kalender kan du inte styra. Din egen kan du.

Testet: läs dina tio senaste affärer

Du kan kontrollera det här utan något verktyg, på en eftermiddag.

1. Välj tio affärer från det senaste året: fem du vann och fem som förlorades eller fortfarande drar ut.
2. Lista varje riktig dialog i varje affär med datum. Samtal, möten och mejltrådar med svar, inte de automatiska utskicken.
3. Markera den längsta tystnaden i varje affär, och skriv ner vem som väntade på vem.
4. Notera för varje möte om det slutade med ett daterat nästa steg, och om någon frågade hur köparen fattar beslut.
5. Räkna hur många personer på köparens sida ni faktiskt pratade med.
6. Notera om pitchen kom före eller efter att köparen beskrivit sitt problem med egna ord.

Är ditt team som de flesta blir mönstret svårt att missa. De långa tystnaderna börjar efter möten utan daterat nästa steg. De långsamma affärerna har en kontakt. De snabba affärerna är de där någon frågade om beslutet tidigt och köparen gjorde en del av jobbet.

Det svåra är steg 4. Anteckningar och minne säger att varje möte "gick bra och slutade med nästa steg". Inspelningen eller transkriberingen säger om någon faktiskt frågade, och vad köparen faktiskt svarade.

Så byggde vi in det här i Funnelfeedr

Allt i testet ovan finns redan i dialoghistoriken. Det krävs bara någon som läser allt. I Funnelfeedr är det arbetet en del av Close-licensen, och det matchar läckorna en efter en.

Affärsvarningar för dödtiden. Varje öppen affär kontrolleras mot ett antal regler, och problemen syns som etiketter på affären och tavlan. Det är regler, inte gissningar, och en admin kan slå på eller av varje regel och ställa in gränsvärdet:

• Inget nästa steg: inget kommande möte eller öppen uppgift kopplad till affären, eller så är de enda uppgifterna försenade.
• Ghostad: vi agerade sist, och köparen har inte svarat, skrivit eller dykt upp på ett visst antal dagar.
• Få kontakter: bara en aktiv kontakt i affären.
• Ingen beslutsfattare: stängningsdatumet närmar sig och ingen beslutsfattare eller ekonomisk köpare är involverad.
• Ingen aktivitet, Stillastående (för många dagar i steget) och Försenad (stängningsdatumet har passerat).

Kvalificering utifrån vad som sades. Scorecardet (MEDDPICC som standard, eller BANT, MEDDIC eller SPICED) fyller sig självt från samtal, möten och mejl. För en lång cykel är de viktiga fälten Decision Process, Paper Process, Champion och Economic Buyer. Varje förslag kommer med underlaget det bygger på, och säljaren bekräftar eller avvisar det under Godkännanden. När fältet för hur de fattar beslut fortfarande är en kritisk lucka i månad fyra vet du vilken fråga ingen ställde.

Intressenter, inte bara kontakter. Personerna på köparens sida föreslås utifrån dialogerna, med en roll: förespråkare, ekonomisk köpare, beslutsfattare, påverkare, teknisk köpare, blockerare, slutanvändare och så vidare. Affärer som hänger på en enda person blir synliga, och det blir även förespråkaren som hela tiden nämner en CFO som ingen har träffat.

En status du kan läsa på trettio sekunder. Varje affär har en AI-skriven status, baserad på samtalen, mötena och mejlen i den, med källorna listade. Den uppdateras när en ny dialog kommer in. En chef kan se var affären står utan att be säljaren berätta historien en gång till.

Nästa steg som inte hänger på minnet. Uppföljningsuppgifter skapas ur samtal, möten och mejl med förfallodatum och köparens egna ord bifogade, så "jag skickar det på fredag" blir en uppgift som finns. Inför nästa möte listar mötesförberedelsen vad som hänt sedan sist och de öppna åtagandena på båda sidor.

Lösa trådar, så att inget som sades blir liggande. Efter varje riktigt samtal och möte med en prospekt plockar Funnelfeedr ut upp till tre saker som säljaren fortfarande kan agera på. En obesvarad invändning: en verklig farhåga som köparen tog upp och som fortfarande stod kvar när samtalet tog slut, för att säljaren lät den passera, backade eller sa "det tar vi sen". En öppnad dörr: en köpsignal som säljaren gick förbi, som ett problem, en utlösande händelse, ett tips om någon annan eller en intressent som köparen nämnde. Ett nästa steg som inte bokats, och ett löfte att återkomma som ingen uppgift täcker. Varje tråd kommer med köparens citat, varför den spelar roll och ett förslag på replik att ta upp den med. När ett senare samtal, möte eller mejl från köparen hanterar den stängs den av sig själv, och säljaren kan avfärda dem som inte är värda det. Det är "vi hörs"-mötet som fångas samma dag, inte i månad nio. Än så länge ligger trådarna på varje samtals- och mötessida, inte i en samlad lista över alla affärer.

Cykeln, mätt. Dagar i steg syns på varje affär. Rapporten Vunna & förlorade jämför vunna och förlorade affärer på dagar till avslut, kontakter, genomförda möten och dagar av tystnad före avslutet, och målen visar medianen för säljcykeln över era vunna affärer. Det är spannet mellan fem och tjugofyra månader, räknat för ditt eget team.

Tre saker den inte gör, så att du vet var gränsen går. Det finns ingen köparvänd affärssida eller gemensam handlingsplan än: nästa steg lever på din sida. Steg kan lista de kvalificeringsfält de förväntar sig, men en affär blockeras aldrig från att flyttas. Och den live-coach som hjälper under samtal utgår från ert samtalsmanus, så den påminner inte säljaren mitt i samtalet om kvalificeringsfrågan ingen ställt än. Den frågan är fortfarande din att ställa.

De goda nyheterna

Säljchefens diagnos låter som dåliga nyheter: det är vi, inte de. Det är de bästa nyheter ett säljteam kan få. Om cykeln är lång för att köparen är långsam finns det inget att göra än att vänta. Om den är lång på grund av hur ni säljer kan ni ändra det nästa vecka, ett möte i taget.

Vill du se var dödtiden sitter i dina egna affärer? Boka en demo och ta med affären som varit öppen längst →