"Tekeekö se yhtä hyvät muistiinpanot kuin minä?" Puolen vuoden testi kokousmuistiinpanoille

Kesken kesäistä tapaamistamme erään CRM-konsulttiyrityksen perustaja pysähtyi ja osoitti edessään olevaa muistilehtiötä.

"Tiedän, että tekoäly tulkitsee tätä kokousta, ja silti istun tässä tekemässä muistiinpanoja."

Sitten perustaja sanoi sen, mitä moni kokenut myyjä ajattelee mutta harvoin sanoo ääneen: lopulta on vain päästettävä irti. Hän tiesi sen, eikä silti ollut valmis.

Heidän liiketoimintansa perustuu pitkiin keskusteluihin. Eräs myyntijohtaja, jonka kanssa puhuimme, samanlaisesta liiketoiminnasta, sanoi sen suoraan: "Muistiinpanot ja jatkotoimet ovat minulle kaikki kaikessa. Ihmiset, joiden kanssa puhuin vuosi sitten, ovat nyt tulossa asiakkaiksi." Se ei ole vastaväite tekoälyä kohtaan. Se on hyvin tarkka kysymys: onko muistiinpanosta yhä hyötyä silloin, kun tarvitsen sitä, mikä voi olla vasta ensi keväänä?

Useimpia kokousavustajia myydään toisella kysymyksellä. Siksi niin moni kokenut myyjä pitää muistilehtiönsä.

Yhteenveto ei ole muistiinpano

Yhteenveto vastaa kysymykseen mistä kokouksessa puhuttiin? Se on kirjoitettu jollekulle, joka ei ollut paikalla, ja siitä on eniten hyötyä saman päivän iltapäivänä.

Muistiinpano vastaa kysymykseen mitä minun pitää tietää ennen kuin puhun näiden ihmisten kanssa uudelleen? Se on kirjoitettu tulevalle itsellesi, joka on käynyt sen jälkeen kaksisataa keskustelua ja joka ehkä avaa tietueen ensimmäistä kertaa puoleen vuoteen, koska ostaja kirjoitti juuri: "Nyt olemme valmiita katsomaan tätä uudelleen."

Ne ovat kaksi eri dokumenttia. Eräs suuren yrityksen myyntipäällikkö kertoi, että heidän kokouksensa nauhoitetaan jo Teamsissa ja Copilot tekee niistä yhteenvedon, ja kysyi aivan aiheellisesti, mitä erillinen kokousbotti toisi lisää. Jos rima on yhteenveto, ei paljoakaan. Yhteenvedot ovat nykyään perushyödyke.

Pitkän syklin myyjän rima on korkeammalla. Kutsutaan sitä puolen vuoden testiksi.

Puolen vuoden testi

Avaa puoli vuotta sitten pidetyn kokouksen tietue. Lue vain se, mitä tallennettiin. Älä kuuntele nauhoitetta äläkä kysy kollegalta. Osaatko vastata näihin?

1. Mitä ostaja oikeasti sanoi asioista, joilla on merkitystä? Ei "asiakas ilmaisi kiinnostusta Q1-aloitukseen". Heidän lauseensa: "Jos migraatio venyy helmikuun yli, tämä siirtyy ensi vuoden budjettiin." Mukaelma kadottaa ehdon, varauksen ja sävyn, ja juuri niitä tarvitset, kun soitat takaisin.

2. Kuka sen sanoi? Puolessa vuodessa championisi on ehtinyt vaihtaa työpaikkaa. Jos tiedät, että talousjohtaja sanoi "tarvitsemme tämän" ja IT-päällikkö sanoi "ei ennen migraatiota", tiedät, kenelle soitat ensin ja millä avaat. Jos tietueessa lukee "he", et tiedä.

3. Kuka lupasi mitä ja mihin mennessä? Molemmat osapuolet. "Lähetämme referenssin teidän kokoisestanne yrityksestä" ja "tarkistan asian hallitukselta 15. päivän jälkeen". Lupaukset ovat se, minkä varaan suhde rakentuu. Ostaja muistaa sen, jota et pitänyt.

4. Mitä päätettiin ja mikä jäi auki? "Sovittiin pilotista yhden tiimin kanssa" on päätös. "Hinnoittelumalli on vielä keskustelematta" on avoin lanka. Puolen vuoden päästä avoimet langat ovat asialista.

5. Miksi tapasimme, ja onnistuiko se? Jokaisella kokouksella on tarkoitus. Päästä päättäjän luo, sopia pilotista, selvitä hankintakatselmoinnista. Kun tiedät, saavutettiinko tarkoitus, tiedät, missä kauppa todella on, sanoi CRM:n vaihe mitä tahansa.

6. Mikä on muuttunut edellisestä kerrasta? Yksittäinen kokous kertoo harvoin koko tarinan. Liike kertoo: uusi ihminen tuli mukaan, aikataulu siirtyi, budjettikysymys muuttui "eistä" "ehkäksi".

7. Missä se on? Jos vastaus on "lehtiössäni" tai "jossain sähköpostissa", muistiinpano kaatuu testiin sinä päivänä, kun olet lomalla, tai sinä päivänä, kun luovutat asiakkaan jollekulle toiselle.

Käsin kirjoitetut muistiinpanot kaatuvat samaan testiin

Nyt tulee epämukava osa muistilehtiön kanssa istuvalle perustajalle. Lehtiö kaatuu myös, vain eri kohdissa.

Kokouksen aikana käsin kirjoitetut muistiinpanot syntyvät samalla, kun kuuntelet, ajattelet ja ohjaat keskustelua. Ne tallentavat sen, mikä tuntui hetkessä tärkeältä, lyhenteillä, jotka olivat sinä päivänä ymmärrettäviä. Tarkat sanat katoavat ensimmäisinä, koska samaan aikaan ei voi kirjoittaa ja kuunnella. Omat lupauksesi puuttuvat usein, koska et ajatellut niitä kirjoitettavina asioina. Ja muistiinpanot ovat siellä, minne ne jätit, yleensä paikassa, josta vain sinä löydät ne.

Perustaja kuvasi myös, mitä saa niinä päivinä, kun oikeasti päästää irti: "Paljon ei jää huomaamatta. Ja voi rentoutua siitä 'tämä pitää muistaa, tämä pitää muistaa' -olosta ja keskittyä itse keskusteluun ja asiakkaaseen."

Se on todellinen vaihtokauppa. Ei tekoälyn muistiinpanot sinun muistiinpanojasi vastaan. Keskustelu, jossa puolet huomiosta on kynässä, vastaan keskustelu, jossa koko huomio on ostajassa.

Näin päästät irti menettämättä mitään

Älä lopeta kirjoittamista siksi, että toimittaja käski. Lopeta siksi, että tarkistit. Tämä toimii millä tahansa kokousavustajalla, myös meidän omallamme.

1. Käytä molempia kaksi viikkoa. Kirjoita omat muistiinpanosi ja anna avustajan pyöriä. Älä vertaa niitä samana päivänä. Vertaa niitä kuukauden päästä, kun olet unohtanut kokouksen.
2. Tee puolen vuoden testi molemmille. Vastaa seitsemään kysymykseen jokaisesta kokouksesta kummankin tietueen pohjalta. Laske, kumpi vastaa useampaan.
3. Tarkista yksityiskohdat, jotka pettävät Pohjoismaissa. Osaako se suomea, ruotsia, norjaa tai tanskaa, ja kokouksen, jossa kieli vaihtuu kesken? Menevätkö nimet oikein? Kun se ei pysty sanomaan, kuka puhui, kertooko se sen vai arvaako se?
4. Tarkista, mihin se päätyy. Täydellinen tietue erillisessä sovelluksessa, jota kukaan ei avaa, kaatuu kysymykseen 7. Selvitä, mikä päätyy CRM:ääsi ja mikä ei, ennen kuin luotat siihen.
5. Kirjoita edelleen yksi asia: oma arviosi. Kokousavustaja tallentaa sen, mitä sanottiin. Se ei voi tallentaa sitä, mitä aavistit. "En usko, että talousjohtaja on todellinen päättäjä." "IT-päällikkö hiljeni, kun mainitsimme aikataulun." Kirjoita se rivi itse, joka kerta. Siihen menee kymmenen sekuntia, ja se on muistiinpanon osa, jonka vain sinä voit lisätä.
6. Kerro, että botti on mukana. Mainitse se kutsua lähettäessäsi ja uudelleen kokouksen alussa. Useimmat ostajat eivät pane pahakseen kokousavustajaa. He panevat pahakseen sen, että kuulevat siitä jälkikäteen.

Näin me sen teemme

Meet-seat on kokousavustaja yksinään, kaikille, jotka pitävät kokouksia, ja se on rakennettu puolen vuoden testiä vasten.

Botti liittyy Google Meetiin, Teamsiin ja Zoomiin synkronoidusta kalenteristasi tai linkin kautta. Litterointi liitetään puhujiin nimeltä, ja kun ääntä ei pystytä tunnistamaan, siinä lukee "Puhuja 2" eikä arvattua nimeä. Voit korjata sen, eikä korjausta koskaan kirjoiteta yli.

Kokouksen jälkeen analyysi antaa lyhyen yhteenvedon, pääaiheet ja kuka ne otti esiin, päätökset ja kuka ne teki, sekä toimenpiteet. Jokaisella toimenpiteellä on omistaja ja todellinen määräpäivä, kun sellainen mainittiin, ja siinä on mukana ostajan lause sanasta sanaan, sillä kielellä, jolla se sanottiin, sekä lyhyt huomautus siitä, mitä ihmisen pitää tehdä ilman, että litterointia tarvitsee avata uudelleen. Siinä ovat kysymykset 1, 2 ja 3 valmiiksi vastattuina. Jos kokous varattiin tavoitteen kanssa, saat myös sisäisen tarkistuksen siitä, saavutettiinko tavoite. Se on kysymys 5.

Analyysi ei käsittele jokaista kokousta ensimmäisenä. Aiemmat puhelut, kokoukset ja sähköpostit saman yrityksen kanssa otetaan siihen mukaan. Ennen seuraavaa kokousta heidän kanssaan saat briefin: mitä on tapahtunut edellisen kerran jälkeen, mitkä lupaukset ovat yhä auki ja ketkä olivat paikalla. Se on kysymys 6, ja se odottaa sähköpostissasi eikä jossain paikassa, jota pitää muistaa katsoa.

Toimenpiteistä tulee tehtäviä, joihin ostajan sitaatti on liitetty, ja kun Pipedrive tai HubSpot on kytketty, ne synkronoituvat CRM:ääsi niiden omistajalle. Itse kokous jää yrityksen aikajanalle Funnelfeedrissä eikä kenenkään muistilehtiöön. Kun haluat keskusteluista myös vastaväitteet, kilpailijamaininnat ja kaupan kvalifioinnin, se on Close-seat.

Se, mitä kokousavustaja ei kirjoita, on säännön 5 rivi. Se on yhä sinun.

Haluatko tehdä puolen vuoden testin omille kokouksillesi? Varaa demo ja ota mukaan kokous, jonka unohtamista pelkäät eniten →