Joulukuun kasa: näin "soita myöhemmin" muuttuu 500 takaisinsoitoksi, joita kukaan ei ehdi

Eräs myynnistä vastaava kuvasi meille joulukuutaan muutama viikko sitten, ja se on rehellisin kuvaus takaisinsoittokasasta, jonka olen kuullut.

Koko syksyn jokainen "ota meihin yhteyttä ennen vuodenvaihdetta" saa saman kohtelun: myyjä luo aktiviteetin ja laittaa sen 1. joulukuuta. Se käy nopeasti, näyttää siistiltä ja tuntuu vastuulliselta. Sitten 1. joulukuuta koittaa, ja sille päivälle on kertynyt viisisataa aktiviteettia. Kukaan ei ehdi soittaa viidellesadalle ihmiselle yhdessä päivässä, joten tiimi alkaa poimia kasasta pari viikkoa etuajassa. He poimivat ne, jotka muistavat. Loput liukuvat tammikuulle ja sieltä kohtaan "tämä pitäisi oikeasti siivota".

Jokainen niistä viidestäsadasta oli keskustelu, joka meni ihan hyvin. Kukaan ei sanonut ei. He sanoivat myöhemmin. Ja juuri myöhemmin on se kohta, josta suurin osa prospektoinnista vuotaa hiljaa hukkaan.

Lokakuu alkaa huomenna. Tämän vuoden kasa rakentuu juuri nyt, yksi järkevältä kuulostava takaisinsoitto kerrallaan. Tässä kirjoituksessa käydään läpi, miten kasa syntyy, miksi se hajoaa ja mitä muutat tällä viikolla, jotta joulukuusta tulee lämpimien keskustelujen kuukausi eikä arkeologinen projekti.

Näin kasa syntyy

Laskutoimitus ei ole dramaattinen, ja siksi kukaan ei huomaa sitä.

Otetaan myyjä, jolla on noin kuusikymmentä oikeaa keskustelua viikossa. Jos joka kuudes päättyy johonkin versioon lauseesta "ei nyt, soita myöhemmin", siitä tulee kymmenen takaisinsoittoa viikossa. Kahdentoista viikon syksyn aikana yksi myyjä kerää sataakaksikymmentä. Neljän hengen tiimi on viidessäsadassa ennen kuin kukaan on ehtinyt ajatella asiaa.

Se ei olisi ongelma, jos takaisinsoitot olisivat hajallaan. Ne eivät ole. Ne kasautuvat muutamalle päivälle, jotka tuntuvat myyjästä luontevilta:

• 1. joulukuuta kaikelle, minkä pitää tapahtua "ennen vuodenvaihdetta"
• Tammikuun ensimmäinen työpäivä kaikelle "uuden vuoden jälkeen"
• Kesäloman jälkeinen maanantai kaikelle "kesän jälkeen"

Tekemisen arvoinen takaisinsoitto vaatii muutakin kuin numeron valitsemisen. Luet, mitä viimeksi sanottiin, palautat mieleen, miksi he sanoivat myöhemmin, soitat ja kirjaat, mitä tapahtui. Laske kolmesta viiteen minuuttia per soitto, plus itse puhelu. Sillä tahdilla keskittynyt myyjä ehtii ehkä kaksikymmentäviisi–kolmekymmentäviisi takaisinsoittoa päivässä, eikä silloin jää aikaa yhtään uudelle prospektoinnille. Satakaksikymmentä yhdelle päivälle on suurin osa työviikosta. Ja joulukuussa Pohjoismaissa on ehkä kaksitoista hyvää myyntipäivää, ennen kuin pikkujoulut ja lomat ottavat vallan.

Sama virhe löytyy myös kesäversiona. Myyjä palaa neljän viikon lomalta sadankahdenkymmenen avoimen seurannan äärelle, kaikki erääntyneitä, ja käyttää kaksi viikkoa kaivautuakseen ulos sen sijaan, että myisi.

Tasapäivät ovat myyjän kalenteri, eivät ostajan

Tässä tulee se kohta, joka kirvelee. Vaikka ehtisit soittaa kaikille viidellesadalle 1. joulukuuta, moni puheluista olisi väärä puhelu väärään aikaan.

Kun ostaja sanoo "ota yhteyttä ennen vuodenvaihdetta", hän ei juuri koskaan tarkoita 1. joulukuuta. Hän tarkoittaa jotain konkreettista, mitä yrityksessä tapahtuu, ja päivämäärä on sen lyhenne:

• "Ennen vuodenvaihdetta" tarkoittaa yleensä "ennen kuin ensi vuoden budjetti lyödään lukkoon". Monessa pohjoismaisessa yrityksessä se kokous pidetään loka- tai marraskuussa. Joulukuun ensimmäisenä rahat on jo jaettu.
• "Uuden vuoden jälkeen" tarkoittaa harvoin 2. tammikuuta. Se tarkoittaa "kun olemme palanneet ja käyneet suunnitelman läpi", eli tammikuun toista tai kolmatta viikkoa.
• "Kesän jälkeen" tarkoittaa "kun päättäjä on palannut", ja Suomessa se voi olla elokuun puoliväli.
• "Parin kuukauden päästä" tarkoittaa usein "kun sopimus nykyisen toimittajan kanssa päättyy". Sillä on oikea päivämäärä, etkä kysynyt sitä.

Tasapäivä on merkintä, joka sanoo en selvittänyt, miksi. Takaisinsoitto päätyy myyjän kalenteriin ajankohtaan, joka sopii myyjälle, ja se ohittaa ostajan hetken viikoilla.

Lykätty kyllä rapistuu

On toinenkin kustannus, ja se pahentaa ensimmäistä.

Takaisinsoitto on arvokkaimmillaan, kun molemmat osapuolet muistavat keskustelun. Kolmen viikon päästä ostaja tunnistaa vielä nimesi ja muistaa, mistä puhuitte. Kolmen kuukauden päästä olet kylmäsoitto hieman lämpimämmällä avauksella. Ja jos aktiviteetin ainoa merkintä on "seuraa", myyjä aloittaa sanoilla "halusin vain kuulla, mitä teille kuuluu", joka on myynnin heikoin lause.

Sitten kasa tekee jotain vielä pahempaa. Kun takaisinsoittoja on enemmän kuin aikaa, myyjät valitsevat, ja he valitsevat ne, jotka on helppo muistaa, eli yleensä tuoreimmat. Kasan paras takaisinsoitto, se jossa ostaja kertoi tarkalleen milloin ja miksi, on usein vanhin. Se hoidetaan viimeisenä tai ei koskaan.

Kuusi sääntöä, joilla myöhemmin pysyy kyllänä

1. Kysy syytä, älä päivämäärää. Kun ostaja sanoo "soita myöhemmin", seuraava kysymys ei ole "milloin sopii?" vaan "mitä tapahtuu nyt ja silloin välillä?". Vastaus on tapahtuma: budjettikokous, hallituksen päätös, sopimuksen uusiminen, uusi myyntijohtaja, joka aloittaa helmikuussa. Päivää takaisinsoitto tapahtuman mukaan, viikkoa ennen kuin se toteutuu. Silloin soitat ostajan hetkellä, ja sinulla on avaus valmiina. Sanamuodot tähän ja muihin lykkäyksiin löydät pohjoismaisten kylmäsoittojen vastaväiteoppaasta.

2. Älä koskaan varaa takaisinsoittoa tasapäivälle. Ei kuun ensimmäistä päivää, ei tammikuun ensimmäistä maanantaita. Jos syy viittaa "joskus joulukuussa", valitse ikkunasta tietty päivä ja katso, mitä sille on jo kertynyt. Aseta katto, esimerkiksi viisitoista takaisinsoittoa myyjää kohden päivässä. Kun päivä on täynnä, siirrä uusi aikaisemmaksi, ei myöhemmäksi. Viikon liian aikainen puhelu on hyödyllinen tarkistus. Viikon liian myöhäinen puhelu tarkoittaa, että joku muu ehti ensin.

3. Kirjoita lause muistiin. Takaisinsoiton merkinnässä pitää olla ostajan omat sanat ja syy. Ei "seuraa", vaan "Odottaa hallituksen päätöstä uudesta varastosta, odotetaan marraskuun puolivälissä. Sanoi: 'Jos se menee läpi, tarvitsemme tätä Q1:llä.'" Se merkintä antaa sinulle avauksen: "Sanoit, että hallitus päättää varastosta marraskuussa. Miten kävi?" Se on keskustelu. "Halusin vain kuulla, mitä teille kuuluu" on muistutus siitä, että unohdit.

4. Takaisinsoitot saavat päivittäisen blokin, eivät joulukuun kampanjaa. Tiimit, joille kasaa ei koskaan synny, hoitavat takaisinsoittoja joka päivä kiinteään aikaan. Eräs tiimi, jonka kanssa teemme töitä, ajaa uudet prospektointisessiot aamupäivällä ja takaisinsoittojonon iltapäivällä. Tänään erääntyvät takaisinsoitot soitetaan tänään, ja ne menevät aina uusien puhelujen edelle. Ostajalle annettu lupaus painaa enemmän kuin vieras nimi listalla.

5. Erota oikea myöhemmin kohteliaasta ei:stä. Jokainen "soita myöhemmin" ei ole lykätty kyllä. "Lähetä sähköpostia ja soita parin kuukauden päästä" ilman mitään syytä on yleensä kohtelias tapa lopettaa puhelu. Anna sille yksi rehellinen yritys ehdotettuna ajankohtana. Jos mikään ei ole muuttunut, siirrä se pitkään uudelleentarkistukseen, noin kahdentoista kuukauden päähän, ja poista se aktiiviselta listalta. Eräs myyjä kertoi meille haluavansa muistutuksen soittaa takaisin vuoden päästä jopa suoran ei:n jälkeen, koska yritykset muuttuvat ja niin muuttuvat niiden ihmisetkin. Se on oikein ajateltu. Älä vain anna kahdentoista kuukauden tarkistusten tunkea syrjään niitä takaisinsoittoja, jotka erääntyvät nyt.

6. Laske erääntyneet takaisinsoitot joka perjantai. Ei soitettuja puheluita, ei varattuja takaisinsoittoja. Erääntyneet takaisinsoitot. Luvun pitää olla nolla, tai lähellä nollaa, joka viikko. Kun se alkaa kasvaa, kasa on muodostumassa, ja näet sen lokakuussa sen sijaan, että huomaisit sen joulukuussa.

Mitä teet tällä viikolla

Lokakuu alkaa huomenna. Vahinko ei ole vielä tapahtunut, ja sen korjaamiseen menee yksi iltapäivä.

1. Hae kaikki avoimet takaisinsoitot, jotka erääntyvät nyt ja tammikuun puolivälin välillä. Laske ne päiväkohtaisesti. Jos yhdellä päivällä on enemmän kuin päivän työ, olet löytänyt kasasi.
2. Lue merkinnät ja päivää uudelleen syyn mukaan. Kaikki, mikä riippuu budjetista, siirrät loka- tai marraskuulle, nyt. Kaiken "uuden vuoden jälkeen" siirrät tammikuun toiselle ja kolmannelle viikolle.
3. Soita ensin niille, joilla ei ole syytä. Nopea "pyysit minua ottamaan yhteyttä syksyllä, miltä suunnittelunne näyttää?" tekee epämääräisestä takaisinsoitosta päivätyn tai selkeän ei:n.
4. Aseta katto ja päivittäinen blokki säännöistä 2 ja 4, ennen kuin seuraavat sata tulevat sisään.

Jos joku tiimistä on pian lähdössä lomalle tai pidemmälle vapaalle, tee sama ennen kuin hän lähtee. Päivää hänen takaisinsoittonsa uudelleen paluuta seuraavalle kahdelle viikolle tai anna kiireelliset kollegalle. Palata sadankahdenkymmenen erääntyneen seurannan äärelle on valinta, joka tehdään lomaa edeltävällä viikolla.

Näin me teemme sen

Funnelfeedrissä "soita myöhemmin" on dispositio, jolla on päivämäärä ja kellonaika. Kun myyjä asettaa sen, kontakti poistuu päivän listalta, takaisinsoittotehtävä luodaan ja kontakti palaa jonoon siihen aikaan ja tarjoillaan ennen uusia puheluita. Jononäkymä näyttää, kuinka monta takaisinsoittoa erääntyy tänään ja kuinka moni on jo erääntynyt, joten säännön 6 perjantailuku on aina näkyvissä.

Myyjät huomaavat eniten sen, ettei heidän tarvitse itse napata jokaista lykkäystä. Kun ostaja sanoo "soita kahden viikon päästä" tai "jutellaan keväällä", puheluanalyysi poimii sen ja luo seurannan päivämäärän ja ostajan oman lauseen kanssa. Se on sääntö 3 ilman kirjoittamista. Kun Pipedrive tai HubSpot on kytketty, tehtävä synkronoituu myös CRM:ään. Kaikki asuu Prospect-paikalla, ja takaisinsoitto, josta tulee oikea myyntimahdollisuus, kantaa historiansa mukanaan, ja siitä alkaa tapaamisen jälkeinen osuus.

Kuorman levittäminen on edelleen sinun sääntösi. Järjestelmä pitää huolen siitä, ettei mikään ostajalle lupaamasi katoa kasaan.

Haluatko nähdä, miten "soita kahden viikon päästä" muuttuu päivätyksi takaisinsoitoksi ostajan sanoineen ilman, että kukaan kirjoittaa merkintää? Varaa demo ja tuo joulukuun kasasi mukaan →